Aankoopbeleid

Wet op de overheidsopdrachten

KaBOT VZW is onderworpen aan de wet op de overheidsopdrachten (WOO) omwille van

• statuut: KaBOT VZW is een rechtspersoon (VZW)

• doel: KaBOT VZW heeft een doel van algemeen belang, namelijk onderwijs

• financiering: KaBOT VZW wordt voor meer dan 50% gefinancierd door de overheid.

Deze 3 elementen maken van KaBOT VZW een overheidsbedrijf.

De WOO legt een aantal regels (rond het opmaken en het publiceren van het bestek) op die overheidsbedrijven moeten naleven bij de keuze van hun leveranciers zodat

• alle marktspelers een gelijke kans krijgen om een opdracht van KaBOT VZW binnen te halen,

• KaBOT VZW optimale contractvoorwaarden bekomt.

Voor wie meer informatie over wil over de WOO, verwijzen we naar https://pro.katholiekonderwijs.vlaanderen/overheidsopdrachten

De opmaak van een bestek vraagt veel voorbereiding en vaak ook specifieke kennis van de aan te kopen producten/diensten. KaBOT VZW heeft dan ook op de meeste raamcontracten van DOKO ingeschreven. Op die manier genieten wij van de kennis die bij DOKO aanwezig is.

In onderstaand overzicht vinden jullie voor de aangegeven producten / diensten terug bij welke leveranciers jullie ze kunnen bestellen. Hou jullie aan die leveranciers! Op die manier vermijden we sancties zoals het gedeeltelijk terugbetalen van subsidies.

Het centrale aankoopbeleid

Wij zijn momenteel bezig met het invoeren van een centraal aankoopbeleid om te voldoen aan de Wet op de overheidsopdrachten. Dit proces kost echter tijd, waardoor nog niet alle aankopen binnen een wettige procedure vallen.

Er zijn 2 stappen te doorlopen alvorens goederen effectief worden aangekocht:

1. Bestelling aanvragen

2. Bestelling aankopen na goedkeuring

Stap 1 : bestellingen aanvragen

Dien de aanvraag van je bestelling in bij onze administratieve diensten. Let er op dat je per kostencategorie (klasbudget, Sint, Maximumfactuur,...) een aparte bestelling aanvraagt.  Het gaat dus om aankoop van goederen. Het organiseren van een uitstap (bv. Bobbejaanland) moet je niet aanvragen via deze weg. 

Er zijn 4 momenten tijdens het schooljaar wanneer de bestelling- aanvragen worden verwerkt :

• eind augustus
• week na de herfstvakantie
• week na de krokusvakantie
• week na de paasvakantie

Procedure om bestellingen aan te vragen

• Lyreco & Baert : via je eigen inlogcode op de webshop.  Bij verzending van deze bestelling komt deze automatisch bij onze administratieve dienst uit. 
• Andere leveranciers uit onderstaande lijst: dien je aanvraag in via het ticketsysteem in Smartschool. Deze aanvraag komt dan bij onze administratieve dienst terecht. Je moet GEEN 3 prijzen of offertes voorzien.
• Andere leveranciers NIET uit onderstaande lijst : als en slechts als er voor een bepaalde product- of dienstencategorieën nog geen procedure is afgerond, kunnen jullie blijven bestellen bij de vertrouwde leveranciers (mits raadpleging van 3 prijzen/offertes). Dien je aanvraag in via het ticketsysteem in Smartschool MET 3 prijzen/offertes (printscreens) van Belgische leveranciers. Deze aanvragen worden altijd intern extra nagekeken door de administratieve dienst (aankoopverantwoordelijke WOOO).

De administratieve dienst staat in voor de opvolging van de interne goedkeuringen. Pas als alle interne goedkeuringen afgerond zijn, kunnen producten effectief worden aangekocht.

Stap 2 : bestellingen aankopen na goedkeuring

• Lyreco & Baert : administratieve dienst plaatst de bestelling  (via de webshop loopt dit automatisch na goedkeuring).
• Andere leveranciers uit onderstaande lijst: administratieve dienst plaatst de bestelling.
  • uitzondering : als het goederen zijn die fysiek moeten worden uitgehaald bij een winkel (bv. Colruyt) kan de leerkracht hiervoor een bankkaart/facturatiekaart uithalen op het secretariaat
• Andere leveranciers NIET uit onderstaande lijst : administratieve dienst plaatst de bestelling.
  • uitzondering : als het goederen zijn die fysiek moeten worden uitgehaald bij een winkel (bv. Ikea) kan de leerkracht hiervoor een bankkaart/facturatiekaart uithalen op het secretariaat

Leveranciers